av Ted Rau, översättning av kursdeltagare av Holma Folkhögskolas kurs i sociokrati och självorganisering.
Innehåll
- Förstå – utforska – besluta
- Hur steg en till problemlösning hänger ihop
- Steg för problemlösning
- Hur man kan använda stegen i problemlösning
- Avancerad nivå: söka feedback utifrån
- Att anpassa den här problemlösningsmodellen
- Spela tillsammans
- Lär mer om facilitering inom sociokrati genom vårt träningsprogram.
Förstå – utforska – besluta
Låt oss säga att du har identifierat en fråga som du tycker behöver behandlas, eller ett problem som behöver lösas. Hur tar man sig från att ha uppmärksammat något som behöver lösas, till att komma fram till ett beslut? Den problemlösningsprocess som beskrivs här är avsedd för frågor som är mer komplexa än sådant som kan lösas med väldigt enkla åtgärder. Låt oss säga att du har lagt märke till att fler än vanligt har varit sjuka den senaste tiden, och att du har en känsla av att det kan ha att göra med organisationens arbetsbörda. Du är oroad, och du tar upp det med den grupp som hanterar de här frågorna.
Innan vi går vidare med exemplet, låt oss påminna oss om den enkla skillnaden mellan förstå, utforska och besluta.
- Med förståelse menas att förstå vad som behövs eller vad som händer i en viss situation.
- Att utforska är när vi samlar aspekter eller idéer i det aktuella ämnet kring ämnet vi pratar om
- Att fatta beslut innebär att samtycka till ett förslag, exempelvis en handlingsplan eller en riktlinje.
Dessa byggstenar är länkade – den “högsta” omfattar alla de föregående. För att ta ett beslut går vi igenom klargörande frågor, reaktioner och samtycke, vilket motsvarar förstå – utforska – fatta beslut.
Hur stegen till problemlösning hänger ihop
I ett bredare perspektiv behöver vi, när vi ska ta oss an en fråga, först förstå vad det är vi ska försöka lösa, sedan utforska och slutligen ta beslut.
Något som verkligen är användbart, och vars steg är också länkade: varje fas kan i sin tur brytas ner till förstå – utforska – besluta (i stället för “fatta beslut” kan man tänka “välja” eller “samla bilden”).
För att arbeta igenom problemlösningsprocessen fullständigt, är den mest användbara modellen den som illustreras här nedanför, där vi lägger till ytterligare en länkad nivå. Förståelsefasen delas in i de tre stegen igen, och så vidare.
Steg för problemlösning
För att förklara hur vi kan lösa problem, kan det vara bra att gå tillbaka till vårt exempel med ovanligt många förlorade arbetsdagar på grund av sjukskrivning i organisationen. Som vi beskrev ovan måste vi försäkra oss om att vi tar upp frågan där den hör hemma, och det beror på ansvarsområdet i gruppen. Låt oss anta att den här frågan hör hemma i en krets som kallas Må-bra-kretsen.
Någon lägger märke till den ovanligt höga sjukfrånvaron och tar med sig frågan till kretsen. Processen kommer röra sig igenom de olika faserna: att förstå – utforska – fatta beslut, med länkade steg förstå – utforska – fatta beslut för varje fas.
Förstå
I steg 1 (förstå) rapporterar personen sina iakttagelser. Andra kan också ha information att dela med sig av.
I steg 2 – utforskande i syfte att förstå problemet – kan kretsen hålla en eller två rundor för att förstå vad som kan vara orsaken till problemet. Här handlar det inte om lösningar, utan om att förstå bakomliggande orsaker eller underliggande behov. Låt oss anta att gruppen är övertygad om att orsaken är en alltför hög arbetsbelastning.
Steg 3 (problemformulering) kan vara kort eller långt. Det vi behöver är en bra beskrivning av problemet vi ska försöka lösa. Det kan betyda att facilitatorn sammanfattar eller att vi formellt godkänner en formulering – eller något däremellan. I vårt exempel kan det betyda att gruppen nickar när facilitatorn säger “Ok, det verkar som att alla håller med om att den stora arbetsbelastningen är orsaken till de höga sjukskrivningstalen och att vi på något vis behöver mildra detta.”
Utforska
Nu är vi redo att börja utforska lösningar. I steg 4 försöker vi samla de aspekter som kan behövas för att belysa problemet. Har vi med vad som behövs för att kunna komma fram till ett bra förslag? Inom sociokratin kallas detta att samla bilden.
I det här fallet skulle listan kunna se ut ungefär så här:
- Om vi ska reducera arbetsbördan, vad kan vi ta bort?
- Behöver vi anställa extra personal?
- Andra sätt att öka välbefinnandet?
- Sätt som hjälper oss att fokusera och prioritera.
I steg 5 brainstormar vi kring lösningar för var och en av aspekterna på vår lista. Till exempel:
- Reducera arbetsbördan, vad kan vi ta bort?
- Låt oss skjuta upp Projekt C till nästa år.
- Minska antalet personer som jobbar med Projekt B.
- Behöver vi anställa extra personal?
- Tillsätt en administratör i Projekt A.
- Andra sätt att öka välbefinnandet?
- Starta en grupp för att öva mindfulness.
- Öppna ett zoom-möte under lunchen så att folk kan ha kontakt med varandra.
- …
- Sätt som hjälper oss att fokusera och prioritera.
- Skicka en e-post för att stämma av och ta reda på vem som behöver någon att prata igenom sin personliga arbetssituation med.
- Återuppliva det tidigare prioriteringssystemet.
- Skicka ut information om det gamla prioriteringssystemet.
De här lösningsidéerna arbetas ihop till ett (eller flera) förslag i steg 6. I det här fallet skulle det kunna handla om prioritering av projekt för sig, och att bygga ett förslag utifrån de fem sista idéerna.
Fatta beslut
Nu går vi in i samtyckesprocessen där vi förstår förslaget, reagerar på det (kan också kallas utforskande), och slutligen fattar beslut på vanligt sätt (läs om samtyckesprocessen).
Hur man använder stegen i problemlösning
Enligt min erfarenhet är det en bra idé att genomföra de tre olika faserna vid olika möten. Efter varje fas finns ett “underlag”, ett resultat, att gå vidare med – efter fas 1: en beskrivning av frågan och behovet. Efter fas 2: ett utkast till förslag.
Alternativt, och för att spara mötestid, kan de delarna också skrivas ner mellan mötena. I fas 1 kan en person ta emot synpunkter och beskriva behov utifrån vad som framkom i steg 2. I fas 2 kan någon sätta samman de olika lösningsförslagen från steg 5, och dela ett utkast till förslag vid ett separat tillfälle. På så vis kan alla komma förberedda till det tredje mötet vid vilket man fattar beslut.
Avancerad nivå: söka feedback utifrån
I mer komplexa frågor kan gruppen välja att fråga efter ytterligare synpunkter från personer utanför kretsen. Det finns många bra tillfällen att be om ytterligare återkoppling eller att ta reda på mer:
Att förstå frågan:
- Steg 1: Samla in fler aspekter kring frågan, eller ta in ytterligare rapporter från andra.
- Steg 2: Fråga andra vad de tror de underliggande orsakerna kan vara.
- Steg 3: Pröva ett påstående genom att fråga andra om de tycker att detta påstående verkar vara en korrekt beskrivning av problemet.
Utforska lösningar:
- Steg 4: Fråga efter flera aspekter till listan. Finns något som kretsen ännu inte har övervägt?
- Steg 5: Finns det fler förslag till lösningar?
- Steg 6: Dela utkast till förslag och be om feedback.
Naturligtvis kommer kretsen inte fråga sex gånger, utan de kommer antagligen välja när det passar bäst att be om återkoppling, eller om man behöver söka mer information.
Det här samspelet mellan kretsen och den större organisationen stärker tilliten och relationerna i systemet eftersom alla röster kan bli hörda, och alla är informerade om vad som pågår.
Anpassa problemlösningsmodellen
Detta är färdplanen för att föra en fråga från det att man identifierat den till ett färdigt beslut. Problemlösningsprocessen kanske inte går så smidigt som beskrivits här. Kanske kan några faser kortas ner till ett minimum när det är enkelt, och andra behöver längre tid, precis som ett dragspel som både kan dras ut och tryckas ihop. Vissa delar tar kanske bara några minuter, medan andra kan behöva mer tid.
Här är ett exempel på hur det kan se ut när en grupp går igenom den första fasen med en kort undersökande runda mitt i. I den andra fasen får gruppen organisationens feedback på sitt utkast. Fas tre tar lite längre tid än vanligt i det här exemplet på grund av en invändning i det sista steget.
Att spela tillsammans
Att kunna de här underliggande stegen vid beslutsfattande är, för mig, som att kunna skalan när man spelar musik. Alla kan slå på tangenterna på ett piano, men om vi vill spela vackert tillsammans med andra, hjälper det att hålla sig till vissa överenskommelser. Det ger möjligheter för andra att haka på, sväva ut och växa i musiken. Då kan vi välja var vi som grupp vill lägga vår energi.