Det sociokratiska mötesformatet

av Ted Rau, källa https://www.sociocracyforall.org/meeting-format

översatt till svenska av deltagare på kursen sociokratisk självorganisering på Holma Folkhögskola

Policymöten eller kretsmöten hålls för att skapa tydlighet i arbetet som utförs av och i en krets. Beroende på hur era möten är upplagda, kan kretsmöten antingen innehålla enbart policy- eller styrningsbeslut eller så kan de blanda operativa beslut och policybeslut. Det sociokratiska mötesformatet ger en struktur som hjälper er att göra båda.

Den här artikeln kommer att gå igenom de olika delarna i mötet, som också beskrivs mer i detalj i kapitlet om mötesformat i vår bok Many voices, one song med många fler exempel och fler diagram.

Mötesformatet behöver inte vara komplicerat – men att ha ett stabilt, något standardiserat och bestämt mötesformat underlättar för alla att bidra till mötet. När processen är tydlig kan vi fokusera på varandra och på vårt arbete.

Grundläggande mötesformat

Varje möte delas in i tre faser, var och en med sitt eget syfte:

Öppning: Se till att deltagare och kretsen är redo för mötet
Innehåll: Skapa mer tydlighet för kretsens arbete.
Avslutning: Utvärdera mötet för att förbättra möten över tid.

Med det i åtanke tar det sociokratiska mötesformatet hänsyn till varje del. Se diagrammet för en översikt; vi kommer att gå igenom varje steg i den här artikeln.

Mötet Öppnas

Incheckning/Öppningsrunda

Vi börjar mötet som människor. Alla kommer in med en historia, ett sammanhang, en omedelbar upplevelse före mötet. Det kan handla om rusningstid i tunnelbanan, en utspilld kaffekopp, en nyfödd bebis, en skilsmässa, ett dödsfall i familjen, en frustration över en annan krets, tacksamhet över vårvädret, en stolthet över utfört arbete, oro inför en punkt på dagordningen i kommande möte eller bara en önskan om en tredje kopp kaffe. Ju mer vi delar, desto mer kan vi vara tredimensionella människor. Att visa vår mänskliga sida gör det lättare att vara empatisk, att stödja varandra, och känna en gemenskap med varandra.

Det här handlar inte om att göra ett möte till en terapigrupp, det handlar om att påminna oss själva om att vi är människor. När vi har delat med oss av allt som påverkar oss för stunden, är vi redo att fokusera vår uppmärksamhet till kretsverksamheten.

VINNA

Människorna i rummet kanske är redo för mötet nu, men kretsen behöver fortfarande göra sig redo. Vi beskriver detta som VINNA-fasen, där varje bokstav i ”vinna” står för en del som kräver kort uppmärksamhet. Inga av dessa steg tar mycket tid (totalt mindre än en minut), men var och en av dessa punkter förhindrar ett troligt avbrott eller störning under eller efter mötet.

– Varaktighet: Skapa klarhet genom att ta upp hur länge mötet kommer att vara. Allt för många möten schemaläggs utan tydlig klarhet om mötets längd, och utan att veta om alla kan närvara under hela mötestiden.

– Information: Finns det något annat folk vill dela med sig av? Det kan vara att påminna folk om ett evenemang som omfattar hela organisationen eller ett personligt meddelande. Om folk har en chans att säga det nu blir de mer avslappnade och fokuserade senare.

Detta är endast för meddelanden utanför kretsen. Eventuella rapporter från kretsens domän hör till dagordningen. Om något sådant tillkännagivande är komplicerat eller sätter igång en diskussion, stoppa antingen diskussionen, eller om det är relevant för kretsen, gör det till en punkt på dagordningen.

– Närvarande: Vi ser till att vår sekreterare är närvarande, och vi noterar också vem som är frånvarande. Vi kommer att behöva denna information senare för att bygga upp dagordningen.

– Nästa möte: Finns det ett nästa mötesdatum? Om inte, finns det en plan för när och hur kretsen kommer ha nästa möte? Även om det finns en återkommande mötestid är det värt att notera tid och datum eftersom en återkommande mötestid kan komma i konflikt med helgdagar eller andra evenemang. Om frågan om ett nästa mötesdatum är komplicerad, gör det till en punkt på dagordningen.

– Anteckningar: Har det senaste mötetsprotokollet godkänts, och har de publicerats i loggboken? Har personer som missade föregående möte läst och förstått protokollet? Kort sagt: är vi alla på samma sida så att vi inte behöver gå tillbaka till det senaste mötets ärenden?

Nu är kretsen klar och har fått allt ur vägen som kan distrahera kretsmedlemmarna från att fokusera på arbetet. Dags för nästa steg, innehållsdelen av mötet!

Innehållet i mötet

Innehållsdelen av mötet delas in i tre delar:

Samtycke till dagordningen
Dagordningspunkter
Uppdatering av backlog: bedömning av framstegen för punkterna på dagordningen

Samtycke till dagordningen

Vi planerar dagordningen och – en viktig del inom sociokratin – kretsen samtycker till den. Genom att justera och samtycka till dagordningen tar kretsen ansvar för dagordningen. Vi anstränger oss för att vara engagerade, det ligger inte enbart på facilitatorn att göra mötet framgångsrikt.

En agenda blir mer effektiv om den har tre delar:

– listan över dagordningspunkter och en ordning i vilken de ska behandlas

– hur mycket tid vi avsätter till varje punkt på dagordningen (antingen som visas nedan – neutralt i förhållande till tidszoner och med detaljerad start och början som gör det mycket enkelt att vara ansvarig, eller bara antalet tilldelade minuter)

– vad vårt önskade resultat är för varje punkt på dagordningen: rapport, utforskning eller beslut (se nästa avsnitt)

Exempel dagordning

tid	Minuter	Punkt	Mål
0:00	5	Incheckning
0:05	3	Varaktighet: Hur länge kommer mötet att vara?Information: Har nån någon viktig information att delge de andra innan vi börjar?Närvarande: Vilka är närvarande och vem faciliterar, leder, för protokoll?Nästa möte: När planeras nästa möte?Anteckningar: Några kommentarer till förra mötets protokoll?
0:08	2	Samtycke till dagordningen	B
0:10	5	Förra veckans insamlingsevenemang	R
0:20	10	Brainstorma för att lösa krisen	U
0:30	5	Backlogg
0:35	5	Utcheckning

I målkolumnen står B för beslut, R för rapport och U för utforska

Exempel på ett samtycke till dagordningen

Så här kan det låta att samtycka till dagordningen:

Facilitator: Så, vi har förberett en dagordning. Låt oss gå igenom den så vi alla förstår vad som händer. Först ska vi prata om [dagordningspunkt 1] som är en rapport, och som förhoppningsvis bara tar 5 minuter. Sedan kommer vi att utforska idéer om [dagordningspunkt 2] och jag tror att vi kommer göra stora framsteg om vi gör det i 10 minuter. [dagordningspunkt 3] är ett beslut vi måste fatta, och jag reserverade 20 minuter för det, för att se till att det finns tillräckligt med tid. Finns det några frågor om dagordningen? (paus) Ser ingen. Finns det några invändningar mot dagordningen?

Kretsmedlem: Jag invänder eftersom Margret sa att hon måste gå tidigt, hon skulle missa punkt 3 vilket gör det svårt att fatta ett beslut. Skulle det inte vara bättre att byta plats på punkt 2 och 3 för att se till att vi alla är här?

Facilitator: Det låter vettigt, tack. Ok, så om jag går tillbaka till mitt förslag, skulle jag vilja prata om [dagordningspunkt 1], sedan [agendapunkt 3], så kommer vi att bolla idéer om [dagordningspunkt 2]. Några andra invändningar? (paus) Jag hör inte någon, det betyder att vi har samtycke och är redo att gå igång!

Dagordningspunkter

Kretsen är nu redo att prata om alla dagordningspunkter.

– Rapporter kommer att vara ett utbyte av relevant information.

– I utforskningar genererar vi idéer i relation till en fråga eller en uppmaning.

– Beslut kommer att godkänna förslag som styr kretsens arbete eller val.

På sociokratiska möten fattas politiska beslut med samtycke, vilket innebär att beslut fattas när ingen i kretsen har en invändning. Invändningar är ett sätt att rikta vår uppmärksamhet mot en del av förslaget som fortfarande behöver förbättras tills det är ”tillräckligt bra för stunden”. När det är möjligt försöker en krets komma till en punkt där en policy kan införas – även om det bara är under en begränsad tid – så att ny information kan samlas in och utvärderas när policyn granskas.

För mycket disciplinerade kretsar rekommenderar vi att gå tillbaka till protokollet efter att varje punkt på dagordningen är klar, innan man går vidare till nästa punkt på dagordningen.

Förändringar i dagordningen – till exempel att fatta ett beslut istället för att bara utforska, eller att skjuta upp en punkt på agendan samt att avsevärt gå över tiden – kräver kretsens samtycke. På så sätt är vi medvetna om hur vi spenderar vår tid tillsammans samtidigt som vi är flexibla.

Uppdatera backlogg

Efter att ha gått igenom alla dagordningspunkter kan det hjälpa att gå igenom protokollet och att skriva i backloggen (den löpande listan över ämnen att prata om i framtiden) för att notera hur framtida dagordningspunkter kan fortsätta eller utvecklas på de framsteg som gjorts idag.

Exempel på uppdatering av backlogg

Facilitator: ”Ok, så vi gick med på att skjuta upp [dagordningspunkt 2] så det borde vara på dagordningen till nästa gång. Jag kommer också att anteckna datumet för utvärderingen av dagens beslut. Vi har ännu inte pratat om hur vi ska se till att alla känner till policyändringen. Så jag lägger det på backloggen också. Några andra punkter som borde läggas till?

Kretsmedlem: ”Ja, vi hade bett att Parveen skulle rapportera igen nästa gång som hon gjorde idag.”

Facilitator: ”Du har rätt, vi skriver ner det också. Något annat? (Paus) Hör ingen, så jag tror att vi är redo för vår utcheckning.”

Avsluta mötet

Utcheckningsrunda

Vi avslutar mötet med en mötesutvärdering där varje medlem lyfter fram sina iakttagelser och reflektioner kring mötet i en runda.

Under utcheckningen kan kretsmedlemmar reflektera över allt som verkar relevant för dem. Vanligtvis kan du ge användbar feedback om:

– interpersonell dynamik (tacksamhet, spänning, kommunikationsstil, känsla av anknytning etc.)

– innehållet i arbetet (hur mycket som blev gjort, hur mycket klarhet skapades, var det ett svårt ämne som slutligen behandlades etc.) och

– mötets förlopp (kändes faciliteringen tillräckligt fast/för stel, hölls mötestiden, verkade valet av dagordningspunkter relevanta, pratades det i munnen på varandra under rundorna etc.)

Styrningen strävar efter att skapa så mycket tydlighet som möjligt på så kort tid som möjligt. Därför är detta mötesformat utformat för att vara enkelt och noggrant. Naturligtvis kan alla möten göras med bara några av stegen – men varje steg som hoppas över innebär högre risk för förvirring. Enligt vår erfarenhet gör en tydlig mötesstruktur att mötet går snabbare och smidigare – vilket skapar en mer mellanmänsklig anknytning.